1. Dit privacy beleid legt uit hoe Fidimco NV omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met Fidimco NV in contact staan (hierna ‘u’ genoemd).
Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.
2. Fidimco NV hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. Fidimco NV behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.
Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft Fidimco NV evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en van 27 april 2016 en vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.
Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.
3. Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van Fidimco NV op dit gebied kent en begrijpt.
Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt.
Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
4. Fidimco NV is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens indien uw gegevens worden doorgegeven in het kader van een rechtlijnige relatie met Fidimco NV (bv. in het kader van een offerteaanvraag, bemiddelingsaanvraag,....)
Indien uw gegevens aan Fidimco NV worden doorgegevens in het kader van haar opdracht tot het beheer van uw mede-eigendom waar u (mede-)eigenaar / huurder / leverancier bent (geen rechtlijnige relatie) dan is Fidimco NV echter de gegevensverwerker en de VME / eigenaar de verwerkingsverantwoordelijke.
Het is de verwerkingsverantwoordelijke die ten aanzien van de gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens.
De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.
De verwerkingsverantwoordelijke kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met dit privacy beleid.
Welke categorieën van persoonsgegevens worden er verwerkt en voor welke doeleinden?
5. Afhankelijk van de relatie en de context van uw gegevensverwerking is ook de aard van de verwerkte persoonsgegevens en hun beoogde doeleinden verschillend (beheer van mede-eigendom, rentmeesterschap, bemiddelingsopdracht enz....). Indien u hierover vragen heeft of informatie wenst, kan u deze bekomen op aanvraag via info@fidimco.be.
In geen geval worden er gegevens verwerkt die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.
Wettelijke verplichtingen
6. Fidimco NV dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat Fidimco NV moet samen werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.
Hieronder vallen onder meer:
• De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;
• De verplichtingen die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van mede- eigendommen;
• De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten.
De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor Fidimco NV uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.
Contractuele relaties tussen Fidimco NV en u als klant
7. Alvorens contracten te sluiten of haar opdracht te kunnen uitvoeren volgens een reeds afgesloten contract, dient Fidimco NV soms bepaalde gegevens te verkrijgen en te verwerken, met name om onder andere:
• Te reageren op uw verzoek;
• U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract;
• Een verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk contract in te schatten;
• Uw bemiddelingsopdracht te vervullen.
8. In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient Fidimco NV een aantal gegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.
In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen Fidimco NV worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.
Meer bepaald verwerkt Fidimco NV uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:
• Beheer van lopende contracten en bestelde diensten;
• Centraal management en algemeen beeld van de klanten;
• Het beheer van uw vastgoed;
• Het beheer van de mede-eigendom waarin u mede-eigenaar of huurder bent
Fidimco NV kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.
Gerechtvaardigde belangen van Fidimco NV
9. Fidimco NV verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Fidimco NV ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.
Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:
• Het personaliseren van de diensten van Fidimco NV;
• De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:
Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes
Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten van Fidimco NV op basis van enquêtes bij klanten van Fidimco NV, statistieken, tests en feedback van klanten.
• Toezicht op de activiteiten van Fidimco NV met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal afspraken in onze kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan de website van Fidimco NV, de aard van de gestelde vragen van klanten enz.;
• Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij gebruik wordt gemaakt van anonimisering en pseudonimisering van de betrokkenen;
• De opleiding van ons personeel door middel van het gebruik van praktijkvoorbeelden ter illustratie, met inbegrip van het opnemen van bepaalde telefoongesprekken;
• Het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren; • Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven);
• De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van Fidimco NV of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.
Uw toestemming voor het verwerken en verzenden van elektronische reclame
10. Fidimco NV kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en emailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval dient Fidimco NV eerst uw specifieke toestemming te vragen. Door dit privacy beleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame.
Aan wie maakt Fidimco NV uw persoonlijke gegevens over?
11. Fidimco NV behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.
Fidimco NV kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnen en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die Fidimco NV bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.
12. In sommige gevallen is Fidimco NV bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:
• Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken;
• Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek.
Fidimco NV draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met :
• Het ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en internetapplicaties;
• Het aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders;
• Het voorbereiden van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten;
• De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie.
Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.
In de hiervoor genoemde gevallen zorgt Fidimco NV ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. Fidimco NV zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van Fidimco NV en zijn gegevensbeschermingsbeleid.
Hoe lang worden uw persoonlijke gegevens bewaard?
13. Fidimco NV zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.
Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van Fidimco NV evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, nl: 10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving / contractuele aansprakelijkheid / verjaring van geschillen.
Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
Hoe worden uw persoonlijke gegevens beveiligd?
14. Fidimco NV hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Fidimco NV neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.
In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Fidimco NV gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Fidimco NV handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediërende maatregelen. Indien nodig, zal Fidimco NV u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
Wat zijn uw rechten bij de verwerking van uw persoonlijke gegevens?
Recht van inzage, verbetering, beperking, wissen, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar
15. Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:
• Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij Fidimco NV . Dit betekent dat u Fidimco NV kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld.
• Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn;
• Een recht op beperking indien u bijvoorbeeld de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die Fidimco NV toelaat om dit te controleren;
• Een recht op wissen / anonimisering van uw persoonsgegevens. Wanneer uw contract met Fidimco NV een einde genomen heeft, kan u Fidimco NV vragen om uw persoonsgegevens te wissen of te anonimiseren indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde het wissen of de anonimisering te vragen van persoonsgegevens die door Fidimco NV op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij Fidimco NV een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van Fidimco NV (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). Fidimco NV kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn;
• Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan Fidimco NV heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u Fidimco NV vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor Fidimco NV.
Recht van verzet tegen het verzenden van elektronische reclame
16. In artikel 10 werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame.
U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken:
• Door het versturen van een e-mail met een kopie van uw identiteitskaart naar info@fidimco.be;
• Door het versturen van een brief per post met een kopie van uw identiteitskaart naar Fidimco NV, Jordaenskaai 7, 2000 Antwerpen;
• Door een verzoek te richten via de contactpagina op onze website.
De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel Fidimco NV niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.
Recht om klacht in te dienen
17. Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:
• Per post : Fidimco NV, Jordaenskaai 7, 2000 Antwerpen; • Per e-mail : info@fidimco.be
18. U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.
